Возможно ставить подпись в документах на бумаге, однако это неудобно и занимает время, также они могут потеряться, занимают много места, их трудно отыскать. ЭДО, то есть электронный документооборот является процессом, ускоряющим и упрощающим передачу данных клиентам, государственным органам, поставщикам и внутри организации, даёт возможность веси контроль взаиморасчетам среди компаниями или подразделениями, которые территориально удалены.
Документы одновременно с этим создаются в электронном формате в , на них ставится электронная подпись, соответственно, они обладают юридической силой. И ДелФин электронный документооборот является лучшим в своём роде.
Схема работы ЭДО
Не имеет значения, какой бизнес по размеру, схема электронного документооборота одинакова.
- Отправитель формирует документ, ставит свою электронную подпись и посылает контрагенту. Если получатель еще не использует технологию ЭДО, ему на почту придёт приглашение для регистрации.
- В электронном виде контрактант видит документ, утверждает или отклоняет его, указывает причину.
- Отправитель приобретает экземпляр, который подписал или нет контрактант. Если присутствуют замечания, документ исправляется и отправляется или генерируется новый.
Преимущества электронного документооборота
– Деятельность с ЭДО является прозрачной, виден каждый этап обработки, поэтому можно сразу же выявить, где документ мог застопориться.
– В разы уменьшается рутинная работа, снижается число ошибок, а также потери времени во время оформления документов.
– Документы в электронном формате никак не будут утеряны, их не требуется выставлять повторно.
– Конфиденциальные сведения защищены, так как документы передаются по безопасным каналам взаимосвязи.
– Сокращаются траты на печать, бумагу, канцелярию, отправку документации, а также содержание архива.
Самое читаемое:
Помогла ли вам статья?
