С 2020 года в России начала действовать программа по переходу от бумажных трудовых книжек к электронным. Для большинства преимущества электронной трудовой книжки очевидны — для работодателей открылись новые возможности кадрового учета, а для сотрудников — свободный доступ к информации. Тем не менее остается еще много вопросов: обязательно ли это переходить на ЭТК, когда это надо сделать, какие действия должен выполнить работодатель.
- Обязательны ли электронные трудовые книжки с 2021 года
- Что делать работодателю: с чего начать оформление трудовой книжки
- Порядок подачи СЗВ ТД с 2021 года: пошаговые советы
- Когда нужно выдавать работнику СТД-Р
- Как работнику получить данные из электронной трудовой книжки
- Какие будут штрафы: размер
- До какого года будут действовать бумажные трудовые книжки
Обязательны ли электронные трудовые книжки с 2021 года
Законодательство об электронных трудовых книжках начало действовать с начала 2020 года, и теперь учет трудовой деятельности ведется по-новому. На протяжении всего года происходил плавный переход с бумажного формата на цифровой. Работодателей обязали до конца октября 2020 года направить всем сотрудникам письменное уведомление о том, что они имеют право решить, сохранить документ в прежней форме или перейти на новую.
До наступления 2021 года работник должен был выбрать, электронная или бумажная трудовая у него будет. Если до истечения срока подачи заявления решение принято не было, по умолчанию считается, что сохраняется прежняя форма ведения ТК.
Изменить решение сотрудник может в любой момент и после наступления 2021 года. В этом случае ему надо подать письменное обращение с просьбой перевести документ в цифровой формат.
Таким образом, для сотрудников вопрос, обязательно ли заводить электронные трудовые книжки, не стоит. Они могут сделать выбор по желанию в любое время. Такая возможность не предусмотрена только для начинающих трудовую деятельность в 2021 году: новые книжки в бумажном виде заводиться не будут.
Внимание!После перехода на цифровой формат вернуться назад не получится. Также не предусмотрена возможность, если подано заявление о желании перейти на электронную форму, отозвать его обратно.
Что делать работодателю: с чего начать оформление трудовой книжки
После того как сотрудник письменно заявил о желании перейти на ЭТК, работодатель более не обязан вести бумажную трудовую. В нее вносится соответствующая запись, после чего документ передается владельцу. На это отводится 3 рабочих дня.
Чтобы переход на цифровой учет прошел корректно, может потребоваться пересмотр или доработка локальных нормативных актов. Речь идет прежде всего о следующих документах:
- коллективный договор и индивидуальные трудовые договоры;
- прописанный регламент кадровой службы;
- положение об оплате труда.
Также может потребоваться скорректировать иные документы. В случае, если на предприятии действует профсоюз, изменения необходимо согласовать с ним.
Так как с февраля 2021 года необходимо подавать отчеты в Пенсионный фонд в цифровом виде, придется провести проверку и подготовку технической возможности отправки информации.
Порядок подачи СЗВ ТД с 2021 года: пошаговые советы
С начала нового 2021 года отчет «Сведения о трудовой деятельности работника» будет подаваться в ПФР по-другому. По закону это положено делать не позже 15 числа месяца, следующего за тем, в котором происходили следующие события:
- поступление на работу нового сотрудника;
- перевод на другую должность внутри предприятия;
- увольнение;
- подача заявления о желании перейти на ЭТК;
- обращение по поводу предоставления сведений о трудовой деятельности.
Внимание!Если штат предприятия больше 25 человек, СЗВ ТД отправляется в электронной форме. Если сотрудников меньше — предусмотрена только бумажная.
Прежде всего руководитель должен решить, кто отвечает за подачу СЗВ ТД — бухгалтерия или кадровая служба. Этот вопрос оставлен на его усмотрение.
Заполнение бланка не должно вызвать затруднений. В случае, если он заполняется в бумажном варианте, следует использовать только печатные буквы. Помарки и исправления не допускаются.
В шапку бланка вносят сведения о компании — полное название, регистрационный номер ПФР, КПП, ИНН. Далее указываются следующие сведения:
- период, за который подается отчет;
- личные данные работника, в том числе СНИЛС;
- причина кадрового события — прием на работу, перемещение внутри предприятия, увольнение, при этом указываются должность, специальность и квалификация сотрудника, номера приказов, реквизиты других локальных актов.
Внимание!С 1 января требуется указывать код профессии, должности или вида трудовой деятельности в виде семизначного кода из цифр и букв.
Важный вопрос — о сдаче «нулевого отчета». Если событий, требующих отражения в отчете, не происходило, СЗВ ТД можно не подавать. Но если он ни разу не сдавался в течение 2020 года, требуется передать в ПФР данные о последних кадровых перемещениях по состоянию на 1 января 2020.
Когда нужно выдавать работнику СТД-Р
Новый формат учета внес изменения в работу с сотрудниками. С 20.01.2020 появился особый вид отчетности о трудовой деятельности. Он затрагивает не только постоянный штат, но и совместителей, надомников и работающих дистанционно.
Документ придется выдавать в двух случаях:
- когда сотрудник увольняется — в последний рабочий день на предприятии;
- по требованию, если было подано заявление, в течение 3 рабочих дней после предоставления запроса от работника.
Форма выдачи документа определяется по желанию работника — на бумажном бланке или в электронном виде. В последнем случае он должен быть заверен усиленной цифровой подписью.
Как работнику получить данные из электронной трудовой книжки
Одно из главных преимуществ ЭТК для работника — доступность получения сведений. В случае с сохранением бумажного формата это возможно сделать только по запросу в отдел кадров о предоставлении выписки. Цифровой формат предлагает три варианта получить данные:
- По последнему месту работы.
- Непосредственно от ПФР через службу работы с клиентами.
- Обратившись в МФЦ.
- При наличии регистрации на портале Госуслуг — в личном кабинете онлайн.
В электронной трудовой книжке сохраняются все данные о принятии на работу, кадровых перемещениях, получении новой специальности, изменении квалификации, увольнении.
Внимание!Пока в ЭТК вносятся данные начиная с 2020 года. Однако в Госдуме рассматривается законопроект, по которому туда будут перенесены сведения за весь период трудовой деятельности.
Какие будут штрафы: размер
При нарушениях, связанных с внесением записей в электронную трудовую книжку или предоставлением сведений со стороны работодателя, его можно привлечь к ответственности за нарушение трудового законодательства. Если в результате таких действий или бездействия сотрудник не смог трудоустроиться и это повлекло для него финансовые потери, можно требовать возмещения убытков. Об этом говорится в статье 234 ТК РФ.
Также готовятся поправки в КоАП РФ, предусматривающие ответственность за нарушения учета трудовой деятельности. Предполагается, что первичное нарушение повлечет за собой предупреждение, при повторном работодателю грозит штраф. Сумма будет зависеть от предприятия. Для индивидуальных предпринимателей это может быть от 2,5 до 5 тысяч рублей, для организаций — до 50 тысяч.
До какого года будут действовать бумажные трудовые книжки
Пока обязанности переходить на ЭТК у работников нет, кроме тех, кто впервые устраивается на работу в 2021 году. Но рано или поздно переходить на новую форму учета все равно придется всем.
Минтруд подготовил законопроект, в котором говорится, что обязанность работодателя вести бумажные трудовые книжки истекает 31 декабря 2026 года. В январе 2027 должен произойти полный переход на электронные трудовые книжки.
Перевод учета на электронные носители выгоден не только работникам, которым теперь намного проще получить сведения. Такой формат полезен работодателям за счет сокращения расходов на ведение кадрового учета. Минтруд считает, что переход на ЭТК позволит сэкономить до 700 млн рублей.
Самое читаемое:
Помогла ли вам статья?
Ура! Да, с 2022 года у нас будут электронные трудовые книжки! Это супер удобно! Теперь все данные о работе можно хранить в одном месте и легко получать доступ. Забудьте про бумажные книжки и переживания о потере! Это шаг вперед к цифровизации и упрощению жизни. Я в восторге!